Переход с редакции 1С Документооборот 2.1 на редакцию 3.0

Основные аспекты и рекомендации

Система «1С Документооборот» — это важный инструмент для автоматизации бизнес-процессов организаций.

Периодически разработчики 1С обновляют свои продукты, учитывая изменения в законодательстве и пожелания пользователей. Версия 3.0 Документооборота значительно отличается от 2.1 как по функциональным возможностям, так и по архитектуре. В данной статье рассмотрим основные аспекты, связанные с переходом на новую редакцию.

Преимущества редакции 3.0

Переход на редакцию 3.0 обеспечивает множество преимуществ, среди которых стоит выделить следующие:

Улучшенный пользовательский интерфейс

Интерфейс переработан с учетом современных стандартов удобства и дизайна, что делает работу пользователей более эффективной и интуитивно понятной.

Новая версия позволяет объединить документы в реестры, с их помощью можно настроить быстрый доступ к видам документов (Договорная документация, входящие письма и другие.)

Новые функциональные возможности

• Редакция 3.0 предлагает расширенные функциональные возможности для работы с электронными документами, включая новые механизмы автоматизации и интеграции.

• Единый справочник «Документы». Объединяет входящие/исходящие/внутренние документы. Включение функционала под конкретный тип документа определяется с помощью специальных настроек.

• Настройка видов документов в разрезе тематик. По тематикам можно разграничить права доступа, настройку правил обработки документов.

2. Подготовка к переходу

Перед тем, как переходить на новую редакцию, компании необходимо выполнить ряд подготовительных шагов:

Оценка текущей системы

Требуется провести анализ текущей структуры данных и бизнес-процессов. Это поможет определить, какие изменения и доработки могут потребоваться в новой системе.

Важный этап — это анализ и рефакторинг процессов. По возможности, лучше оставить один процесс для одного вида документа. Механизм версии 3.0 документооборота позволяет запускать по документу различные маршруты обработки, но их адаптация займёт больше времени, чем простой перенос одного процесса по одному документу. Это связано с тем, что перенос данных «Один к одному» будет выполнен миграцией самостоятельно, а в случае настройки нескольких процессов потребуется привлечение специалиста.

Создание плана перехода

Определить объекты, которые необходимо перенести, и составить детальный план перехода, включая сроки и ответственных.

Обучение сотрудников

Подготовить программу обучения для пользователей новой версии, так как изменения в интерфейсе и функционале могут потребовать времени на освоение.

3. Процесс миграции данных

Один из самых критически важных этапов перехода — это миграция данных. Для её успешной реализации необходимо выполнить следующие задачи:

Создание резервных копий

Перед началом миграции требуется обязательно сделать резервную копию базы данных версии 2.1.

Проверка совместимости

Убедиться, что данные, используемые в редакции 2.1, соответствуют требованиям новой версии, по необходимости обновить информационную базу.

Использование инструментов миграции

1С предоставляет специальные средства для миграции данных, которые помогут автоматизировать этот процесс.

Тестирование новой системы

После завершения миграции данных важно провести всестороннее тестирование:

• Проверка данных

Убедиться, что все данные были перенесены корректно и их целостность не нарушена.

• Тестирование функциональности

Проверить все ключевые функции системы, удостовериться, что они работают, как ожидалось.

• Проработка сценариев использования

Протестировать различные сценарии использования системы и все возможные варианты работы пользователей.

Внедрение и поддержка:

После успешного тестирования можно переходить к полноценному внедрению:

• Поэтапное внедрение

Для минимизации рисков рекомендуем запускать новую систему поэтапно. Для начала необходимо определить департамент в организации, который будет тестировать систему на первом этапе. Получив обратную связь, максимально быстро исправить все найденные ошибки и исключить их проявление при массовом запуске системы.

• Поддержка пользователей

Обеспечить пользователей необходимой поддержкой в переходный период. Ответы на часто задаваемые вопросы, инструкции и помощь в решении возникающих проблем помогут сделать процесс перехода более спокойным.

4. Рекомендации при переходе с редакции 2.1 на 3.0

В качестве подготовки к переходу на новую версию, рекомендуем выполнить следующие действия в пользовательском режиме:

• Завершение процессов по устаревшим документам.

• Чистка помеченных на удаление объектов. 

Данные действия помогут значительно ускорить срок завершения переноса данных.

В период запущенной миграции ключевым моментом становится работа с базой. Часто бывает, что миграция останавливается на определенном проценте завершения и не движется далее. Как правило существует несколько возможных причин такой остановки:

• Недостаточно места на диске

• Ошибки блокировок

• Работа в базе 3.0 в период активной загрузки данных

• Полностью отключенные в базе 3.0 регламентные задания

Контроль вышеперечисленных причин остановки миграции поможет существенно минимизировать риск появления ошибок миграции и увеличить скорость ее завершения.

5. Адаптация базы после завершения миграции

Одним из изменений системы является разделение справочников пользователей и сотрудников, то есть один человек может состоять в нескольких подразделениях одновременно. Но такое нововведение влияет на перенесенные миграцией условия маршрутизации и дополнительные реквизиты. В разрезе этих изменений требуется произвести адаптивные настройки, а именно выполнить замену обращения к справочнику пользователя на справочник сотрудника.

Также необходимо предусмотреть изменения в автоподстановках объектов. В местах, где ранее использовался «Автор» (автор документа, непосредственный руководитель автора документа), нужно произвести замену на «Подготовил» (подготовил документ, непосредственный руководитель подготовившего документ).

После переноса данных, вероятно, потребуется внести правки в пользовательские отчеты. Такая необходимость возникает, например, в результате обращения отчета к справочнику внутренних документов, так как в редакции 3.0 входящие, исходящие и внутренние документы объединены в один справочник. Для актуализации отчета необходимо поменять обращение на справочник «Документы предприятия». Для проверки корректности перенесенных данных нужно осуществить тестовое формирование отчета. По результатам формирования система отразит места, в которых требуется внести изменения.

6. Заключение

Переход с редакции 1С Документооборот 2.1 на 3.0 — это важный шаг, который может существенно улучшить эффективность работы вашей организации. Правильная подготовка, планирование и выполнение всех этапов перехода являются залогом успешной миграции. Придерживаясь рекомендаций, описанных в данной статье, вы сможете сделать этот процесс гораздо более управляемым и менее стрессовым для всех участников.